Notulen Jaarvergadering 14-10-2016

In het kader van “beter laat dan nooit” zal ik de notulen van de afgelopen jaarvergadering plaatsen op de website. Voor alle criticasters het antwoord dat er ook wel eens iets wordt vergeten en we graag leermomentjes hebben als bestuur. Daarnaast kun je de reporter lekker op z’n sodemieter geven want die had het toch moeten plaatsen. Drukte met het nieuwe huis en nog veel meer excuses helpen niet, dus heb ik het opgezocht en onderstaand geplaatst.

NOTULEN JAARVERGADERING D.D. 14-10-2016

Aanwezig inclusief het voltallige bestuur: 38 leden

 

  1. OPENING: Even na 20.00 uur opent Patrick de vergadering door iedereen welkom te heten, en er vanuit te gaan dat we prettige vergadering zullen hebben. Zoals gebruikelijk staan we even 1 minuut stil bij de leden die ons dit jaar zijn ontvallen, te weten: Y. feller, P. Ooijevaar, J. Molenaar, J. Koenis.
  1. NOTULEN VORIGE VERGADERING: Hierover zijn geen opmerkingen.
  1. INGEKOMEN STUKKEN: Marco H geeft aan dat hij van Gerrit Smit bericht heeft ontvangen dat hij stopt met het organiseren van de Rabo-fietstocht. Arie Rietveld zou dit willen overnemen, echter komt vanuit de zaal de berichtgeving dat de bank hier mee stopt. De vereniging heeft hier nog geen bericht van ontvangen. Het bestuur heeft ook een brief ontvangen van B Gootjes omtrent een kast voor o.a. lesmateriaal. Het bestuur geeft aan hier nog even mee te willen wachten, maar houdt het in gedachten. Tijdens het bespreken van de ingekomen stukken komt vanuit de zaal de 5e tafel ter sprake. Arie Rietveld vraagt zich af of het noodzakelijk is. Ruud S geeft aan dat er met de komst van een 5e tafel meer wedstrijden georganiseerd kunnen worden, bijvoorbeeld 3 team-wedstrijden op 1 avond. Dit lijkt niet mogelijk te zijn. Patrick geeft wel aan dat op de vorige vergadering iedereen het er mee eens was om een 5e tafel te plaatsen als we de mogelijkheid zouden krijgen de extra ruimte te huren. Nico Kraakman vraagt of Meilink niet een showmodel kan plaatsen die hij bij ons in de zaal ook als te koop kan aanbieden. Patrick heeft dit al eens besproken met Meilink, maar die zag dit niet zitten. Gesproken wordt over het huren van een tafel. Ton Nientied vraagt naar de kosten. Deze bedragen 1.800,– euro voor 2 jaar. Een ieder is het er mee een, dat het dan verstandiger is een eigen tafel aan te schaffen, aangezien de financiële middelen aanwezig zijn. Patrick wil als ingekomen stuk nog even zijn inzet met betrekking tot de samenwerking tussen de K.N.B.B en de bond uit Schagen (Noordkop) bespreken. Patrick geeft aan dit uit eigen overweging gedaan te hebben en als eigen persoon. Dus niet als voorzitter van onze vereniging. Een alles leidde tot positieve gesprekken, echter een rekenfout vanuit het district heeft ertoe geleid dat een gehele “samensmelting” nog niet aan de orde is. In januari zullen de gesprekken worden hervat. Met als doel een samenkomen van alle recreanten.
  2. JAARVERSLAG SECRETARIS: na aandringen van Ruud S aan het adres van Marco H om het verslag voor te lezen, blijft deze weigeren. Ook de leden hebben hier geen behoefte aan: een ieder heeft het kunnen lezen. Enige opmerking komt van Johan Schaddenhorst. In het verslag wordt geschreven dat het C1 team een poging heeft gedaan, om hun nationale titel te verdedigen. Het was echter het C2 team van Johan dat vorig jaar deze titel heeft behaald. Marco H geeft zijn fout toe en zal het aanpassen. Patrick heeft nog een aanvulling op het verslag, namens het bestuur overhandigd hij Nico Kraakman een oorkonde, aangezien hij na Arie Rietveld, de tweede is die inmiddels 50 jaar lid is van de vereniging.
  3. FINANCIEEL VERSLAG PENNINGMEESTER: Jan legt uit het belangrijkste te zien is in kolom 3, een negatief resultaat van ca. 3.500 euro. In kolom 1 (de begroting 2017/2018) is hij uitgegaan van 5 biljarts, een ledental van 150 en betaling van de volledige huurverhoging. In dit geval blijft een negatief resultaat van 2.125 euro. Jan benadrukt dat het om een begroting gaat. Jan legt verder uit dat de balans nog altijd een eigen vermogen laat zien van ca. 28.000 euro. Het verslag wordt dan ook goedgekeurd door de vergadering en de zittende kascommissie. De nieuwe kascommissie zal worden gevormd door Arie rietveld en Wim de Vries, met als reserve Hen Slooves.
  4. JAARVERSLAG LEDENADMINISTRATIE: Peter geeft aan dat we afgelopen jaar een lichte stijging hebben gehad van 2,5%. Het ledental staat nu op 121 unieke leden. Er zijn 13 leden die op meerdere dagdelen spelen. Nog altijd heeft de vereniging te maken met vergrijzing. Van de 121 leden zijn er 95 de 65 jaar gepasseerd, en hebben we slechts 9 leden jonger dan 55 jaar. De gemiddelde leeftijd is dan ook ver boven de 70. Peter voegt er nog aan toe, dat geen enkel dagdeel momenteel een wachtlijst heeft en moedigt een ieder aan om goed om zich heen te kijken om potentiele leden te werven, een ieder is welkom.
  5. CONTRIBUTIE: Patrick legt nogmaals de staffel uit, betreffende huur van de extra ruimte. Na het 2e jaar zullen we de volledige extra huur moeten betalen, te weten 9.500 euro. Met een groei naar 150 leden blijft er dan nog altijd een negatief resultaat over. Patrick geeft aan dat het bestuur erover heeft gesproken om in ieder geval de contributie van middag en avond gelijk te willen Jan stoop geeft aan hier niks van te weten, en dit ronduit belachelijk te vinden. Jan vraag het bestuur dit per direct gelijk te trekken en de contributie zodanig te verhogen, dat de begroting dekkend is en er straks niet over hoeft te worden nagedacht om de extra ruimte te houden of terug te geven aan Sportservicepunt Langedijk. Ruud Schigt vraagt de vergadering of het akkoord is de contributie in 2 jaar tijd te verhogen naar 100 euro, voor zowel de middag als de avond. Een ieder is akkoord, en daarmee zijn we er zeker van de ruimte te kunnen behouden zoals deze nu is. Do Zijp vraagt zich af of de contributie weer omhoog zal gaan, als er door deze verhoging bv 20 leden zullen afhaken. Het bestuur en de vergadering zijn van mening dat dit niet het geval zal zijn. Anton Beers vraagt of het mogelijk is de contributie maandelijks per incasso te voldoen. Hier schijnen behoorlijke kosten aan vast te zitten, maar het bestuur zal de mogelijkheden onderzoeken.
  6. BESTUURSVERKIEZING: na de pauze komt de wisseling van de penningmeester ter sprake. Tijdens de laatste bestuursvergadering heeft het bestuur besloten om ton van Til hiervoor voor te dragen. Ton heeft een financiële achtergrond, en zal dit jaar met huidige penningmeester meelopen, om vanaf volgend jaar het stokje te kunnen overnemen. In dat jaar zal het precies omgekeerd zijn en zal Jan de Nijs met ton meelopen. Jan geeft aan deze haast in aftreden niet te hebben zien aankomen. Patrick geeft aan dat een penningmeester moeilijk te vervangen is en om de continuïteit van de vereniging te waarborgen, een jongere penningmeester wenslijk vind, zoals destijds in de bestuursvergadering besproken is. Tevens is Jan inmiddels de maximum leeftijd gepasseerd, dei geldt voor een bestuurslid. Jan Stoop en Ben Beemsterboer vragen naar het rooster van aftreden. Dit is het huidige bestuur ontschoten. Het vorige rooster van aftreden zal worden opgezocht, om daar op verder te gaan. Op deze manier hoopt het bestuur dergelijke misverstanden in de toekomst te voorkomen.
  7. FEESTAVOND: Patrick geeft aan dat de feestavond destijds is georganiseerd om de kas enigszins af te romen. Met de huidige financiële situatie wil het bestuur de feestavond laten schieten, en deze eens in de 5 jaar te willen organiseren, en indien nodig met een eigen bijdrage. De vergadering stemt hier mee in.
  8. TRAININGEN BEN GOOTJES: Ben heeft samen met het Jan Arentz een poging gedaan de jeugd voor de biljartsport te interesseren. Hiervoor was behoorlijk animo en krijgt dan ook zeker een vervolg. Vraagt blijft wel, als de er een aantal jeugdige spelers bij ons willen biljarten, wie ze dan opvangt en ze enthousiast blijft houden. We moeten sowieso afwachten of we jeugd krijgen, maar Jan Beemsterboer wil hier wel aan meewerken. Ben verzorgd ook al jaren de lessen op de woensdag en vrijdag. Hierin heeft hij behoorlijk vrijheid van het bestuur gekregen. Het bestuur is echter van mening dat dit wel vanuit de club moet gaan. Vanaf volgend seizoen zullen de kosten voor de lessen dan ook verrekend worden met de contributie. Gezien het grote aantal deelnemers blijkt er duidelijk behoefte aan deze lessen, echter vraagt Ben zich af, wie hem in de toekomst wil opvolgen of op dit moment zou willen bijstaan.  Giel Pancras, Ed van Stralen en Arie Rietveld geven zich hiervoor op, en zullen contact met Ben opnemen.

KLEDINGVOORSCHRIFT: Ruud Schigt meldt dat niet iedereen zich aan de voorschriften heeft gehouden. Hij benadrukt dat een ieder die voor die voor de bond speelt, een zwarte broek, zwarte schoenen en een overhemd van de club dient te dragen. Een ieder kan zich melden bij het bestuur als hij een overhemd nodig heeft. Indien iemand voor het eerst voor de bond speelt en nog geen overhemd heeft kan er 1 lenen, of dispensatie aanvragen. In dat laatste geval mag er in een wit overhemd worden gespeeld.

RONDVRAAG JAARVERGADERING 2016

Jan de Nijs: Jan wil nog even benadrukken dat er niet zal worden gereserveerd voor de 5-jaarlijkse feestavond

Hans Kooistra: Hans geeft aan dat de zaalbezetting niet altijd klopt met wat op de website staat. Hij heeft het verschillende keren opgelopen dat er niets in de agenda stond, maar dat hij niet kon trainen, omdat er toch wedstrijden waren. Patrick geeft aan dat het bestuur dit beter zal bijhouden. Tevens geeft hij aan dat als het 5de biljart er in de toekomst staat, er ten alle tijden op de woensdag en vrijdag avond in ieder geval 1 tafel beschikbaar is.

Anton Beers: Anton wil nog even terugkomen op de kledingvoorschriften. Hij is hier naderhand pas op geattendeerd. Inmiddels is dit duidelijk vermeldt op de website en het bijbehorende inschrijfformulier. Hij geeft ook aan dat het spelen van PK-wedstrijden met 7 of 8 deelnemers op 2 tafels, het hem veel te lang duurt. Dit klopt, maar dit is aan de organiserende vereniging om het dan  over 3 avonden te verdelen.

Arie Rietveld: Arie wil het bestuur bedanken voor het erelidmaatschap dat hem is aangeboden tijdens de feestavond. Arie heeft dit gekregen aangezien hij het enige spelende lid is, die sinds de oprichting 50 jaar geleden nog steeds voor onze vereniging speelt.

Menno Boon: Menno vraagt of hij zijn sleutel van de zaal mag uitlenen aan zijn clubgenoten van de donderdagmiddag, aangezien de kantine niet altijd open is, om daar de sleutel te halen. Ruud geeft aan dat dit prima is, en dat degene die de sleutel uitleent, altijd zelf hiervoor verantwoordelijk blijft. Tevens wordt aangegeven dat de kantine in september en begin oktober inderdaad niet altijd open is, maar vanaf half oktober is er bijna altijd iemand aanwezig. Om er zeker van te zijn kan men ook Anita of de kantine een belletje geven.

Jan Korver: Jan vraag zich af waar de klokken gebleven zijn. Patrick meldt deze vraag eerder gehad te hebben en zal zorgen dat er in ieder geval weer 1 terug komt. De reden dat ze niet zijn teruggeplaatst, was om een ieder aan te sporen de beeldschermen aan te zetten. Hierop is de tijd ook te zien, en tevens is het voor de sponsoren van belang dat deze aan staan.

Ruud Schigt: Ruud wil een aantal vrijwilligers om Nico te assisteren bij het schoonmaken van de zaal. Dit kan i.o.m. met Nico bijvoorbeeld om de 3 maanden de zaal grondig worden schoongemaakt. Henk Holthuis, Jan Beemsterboer, Johan Schaddenhorst, de vrouw van Jan de Nijs, Ton Nientied melden zich hiervoor alvast aan. Ook de ICT wil Ruud enigszins verdelen. Voor Ruud wordt het te veel om hier dagelijks mee bezig te zijn. Het meeste is inmiddels op de rit, en de taken kunnen prima worden verdeeld. Nico Gruys, Johan Schaddenhorst, Anton Beers en Menno Boon melden zich. Zij zullen op uitnodiging van Ruud enig onderricht omtrent de ICT krijgen. Als assistent wedstrijdleiders melden zich Nico Gruys, Anton Beers, Ben Beemsterboer. Ruud voegt hier zijn vrouw Marieke nog aan toe.

Ruud laat ook weten een aantal personen op een reservelijst te willen hebben, betreffende het spelen van PK-‘s. Indien er bij wedstrijden die bij ons worden georganiseerd een oneven aantal deelnemers komen opdagen, kunnen we altijd iemand oproepen om te voorkomen dat het erg laat gaat worden. Voor de 1e klas meldt zich Arie Rietveld, 2e klas Ton Nientied en Hen Slooves, voor de 3e klas Jan Beemsterboer.

Uw reporter